Assistante de direction confirmée ( 5 ans d'expérience min)

À propos du poste

ynodevina, cabinet de conseil en ressources professionnelles et professionnel de l'accompagnement recherche un assistante de direction confirmé H/F missions suivantes : Services généraux: • Gestion, négociation et coordination des contrats avec les fournisseurs • Gestion des locaux : électricité, climatisation/chauffage, entretien, nettoyage, travaux de dépannage (peinture, plomberie, serrurerie…), sécurité, aménagement/déménagement, organisation de l’espace… • Gestion et commande des fournitures • Gestion des déménagements, des demandes de travaux (sélection des prestataires, négociation et suivi de la facturation), des commandes de mobilier • Gestion du parc de photocopieurs • Suivi du budget et de la facturation de l'ensemble des contrats relatifs aux services généraux • Gestion et suivi de la sécurité • Participation à l’organisation d'événements Assistanat administratif et juridique : • Gestion administrative auprès de la direction • Organisation des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale (convocation, réservation de salle, préparation des documents, suivi des présences, accueil, rédaction des procès-verbaux…) ; tenue des formalités afférentes • Rédaction / mise à jour des matrices de contrats et conventions utilisées par les salariées • Interface et coordination des contentieux avec le cabinet juridique • Assurer les formalités administratives Assistanat de direction : • Accueil physique et téléphonique (réception d’appels, prises de message) • Prise de RDV et suivi de l’agenda du Directeur • Gestion du courrier entrant (réception, redistribution, classement) et sortant (traitement de texte, mise en page, saisie de texte, affranchissement) • Gestion des commandes de coursiers / envoi de colissimo, suivi de la facturation • Soutien aux services centraux